Työelämän murroksessa digitalisaatio, hajautetut työyhteisöt, hybridityöskentely ja jatkuvat muutokset ovat jo arkipäivää. Muutos on avaintermi keskusteltaessa työelämästä. Esihenkilöt ovat yhä haastavimpien vaateiden edessä. Miten he kykenevät tukemaan työntekijöidensä työn hallinnan tunnetta, työn merkityksellisyyden kokemista, tavoitteiden saavuttamista sekä heidän työhyvinvointiaan koko ajan kasvavassa työkuormituksessa?
Luottamuksen rakentaminen
Luottamuksen rakentaminen esihenkilön ja työntekijöiden välille on menestyvän johtamisen perusta. Luottamuksen ylläpito on työyhteisössä keskeinen esihenkilön tehtävä, mikä vaatii jatkuvaa huomiota. Esihenkilötyössä luottamuksen rakentamisen olennaisia elementtejä ovat oikeudenmukaisuus, tasapuolisuus ja johdonmukaisuus. Näitä toiminnan tunnusmerkkejä tulisi jokaisen esihenkilön tarkastella omassa toiminnassaan.
Luottamus syntyy tekojen kautta. Aikaisempaan kokemukseen perustuva luottamus on vahvempaa kuin rooliodotuksiin perustuva. Myös henkilöstön erilaisten arvojen ja toimintatapojen ymmärtäminen on avainroolissa luottamuksen rakentamisessa ja ylläpitämisessä. Luottamusta edistäviä tekijöitä ovat avoimuus niin tiedon kuin ajatustenkin jakamisessa, työntekijöiden arvostus ja kannustava palaute sekä esihenkilön tuki. Sanojen ja tekojen on vastattava toisiaan.
Luottamusta vähentäviä tekijöitä puolestaan ovat muun muassa asioihin reagoimattomuus ja henkilöstön kokemus puutteellisesta osallisuudesta. Työyhteisössä luottamus tai sen poissaolo näkyy paitsi työkulttuurissa, myös toimintatavoissa, työn sujuvuudessa, työn laadussa sekä asiakaskokemuksessa.
Luottamuksen perustana on avoin ja osallistava vuorovaikutus
Tärkein esihenkilön työkalu on viestintä ja vuorovaikutus. Viestintää ja vuorovaikutusta tarvitaan, jotta kaikille osallisille syntyy yhteinen käsitys eri tilanteista ja niiden vaikutuksista. Ilman luottamusta keskustelu jää yksipuoliseksi, jolloin yhteisiä tavoitteita ei koeta omiksi.
Esihenkilön tulee viestiä jatkuvasti, johdonmukaisesti ja tasapuolisesti. Tärkeää on myös kuunnella ja osoittaa kuulevansa. Muutostilanteissa viestinnän ja vuorovaikutuksen merkitys on entistä suurempi. Keskeistä on päätösten perustelu ja siitä huolehtiminen, ettei kukaan jää tiedon ja vuorovaikutuksen ulkopuolelle. Avoimuus viestinnässä luo osallisuuden tunnetta, vaikka kaikkiin asioihin työntekijä ei voisi vaikuttaakaan.
Luottamus luo psykologista turvallisuutta
Luottamus edistää työyhteisön psykologisen turvallisuuden ilmapiiriä. Oikeastaan ei ole toista ilman toista. Psykologinen turvallisuus tarkoittaa sitä, että työntekijät kokevat voivansa olla arvostettuja omina itsenään ja uskaltavat tuoda esille rakentavia, kriittisiäkin näkemyksiään ilman sanktioita. Psykologisesti turvallisessa ilmapiirissä työntekijät voivat näyttää haavoittuvuutensa ja kertoa virheistä. Tietoa jaetaan varauksettomasti ja vaikeitakin asioita nostetaan keskusteluun.
Esihenkilö voi kehittää psykologista turvallisuutta parhaiten palautteen antamisen ja pyytämisen sekä arvostamisen kulttuuria lisäämällä. Palautteen kannalta merkityksellistä on paitsi sen määrä, myös avoimuus ja rehellisyys. Esihenkilön tulisikin toimia esimerkkinä avoimen palautekulttuurin luomisessa.
Erityisesti muutoksessa työyhteisön toimintakykyä koetellaan, koska henkilöstön suoritushaaste perustehtävän hoitamisessa yhdessä muutosinterventioiden kanssa on tavallista kuormittavampaa. Psykologisen turvallisuuden vaaliminen arkipäivän esihenkilötyössä antaa turvaa kohdata vaikeitakin muutoksia.
Muutoksessa johdetaan myös tunteita
Muutoksessa johdetaan asioita, ihmisiä ja ennenkaikkea tunteita. Esihenkilön on ensinnäkin tärkeää tiedostaa, että muutos koetaan aina eri tavoin ja että jokainen yksilöllinen muutoskokemus on kokijalleen todellinen, siis tosiasia, joka on otettava huomioon. Korostetun houkuttelevaksi esitetty kuva muutoksen vaikutuksista ei ole uskottava, jos koetut tosiasiat kertovat toista. Pelot, huolet ja uhkakuvat kannattaa ottaa yhteiseen keskusteluun ja tarjota tukea niille, jotka sitä tarvitsevat.
Muutoksen johtamisen vaiheet ja esihenkilön rooli painottuvat eri tavoin riippuen siitä, millaisesta muutoksesta on kyse ja kuinka laajasti se vaikuttaa työyhteisössä. Muutoksen kohteesta ja laajuudesta riippumatta on kiinnitettävä huomiota ainakin seuraaviin seikkoihin: muutosprosessin suunnittelu, perusteluiden ja tavoitteiden määrittely, muutosta tukevien rakenteiden muuttaminen, osaamisen varmistaminen, henkilöstön osallistaminen ja dialogi sekä muutoksen seuranta.
Tunteiden johtamisen näkökulmasta esihenkilöiden toiminnassa korostuvat erityisesti turvallisuuden tunteen ja luottamuksen ylläpitäminen sekä avoin vuorovaikutus työntekijöiden tilanteesta ja tulevaisuudesta muutoksen suhteen.
Lopuksi
Muutos- ja etäjohtamisen tukipilareina toimivat siis työyhteisössä vallitsevan luottamuksen sekä psykologisen turvallisuuden ilmapiiri. Niillä on myös yhteys työhyvinvoinnin kokemiseen. Vaikka tuottavuuden kehitykseen vaikuttavat samanaikaisesti useat eri tekijät, voidaan kuitenkin todeta, että usein hyvinvoiva työntekijä on myös tuottava. Työhyvinvoinnin kehittäminen vaatii toki työyhteisön kaikkien jäsenten panosta työnsä kehittämisessä – niin esihenkilön kuin työntekijöidenkin.
Kirjoittajat
Kimmo Kallama, johtamisen lehtori, opetuspäällikkö, SAMK
Sirpa Nokkonen, johtamisen lehtori, SAMK
Kirjoittajat ovat olleet mukana Etänä enemmän – sote-työ uudistuu (ESR)–hankkeessa kehittämässä sote-alan esihenkilöiden ja johdon muutos- ja etäjohtamisosaamista.
2019-2022 toteutetun Etänä enemmän – sote-työ uudistuu (ESR) hankkeen tavoitteena oli vastata sote-työn muutokseen etäjohtamista, etätyöohjausta, etävertaistukea, muutosjohtamista ja etätyötä kehittämällä sekä näihin liittyvää osaamista vahvistamalla. Lisäksi kehitettiin henkilöstön osallisuuden rakenteita ja menetelmiä. Hankkeen kokonaistavoitteena oli lisätä sote-alan henkilöstön työhyvinvointia, työn hallintaa ja tuottavuutta. Hankkeen tuloksena syntyi hyviä käytänteitä ja malleja etä- ja muutosjohtajuuden tueksi sekä runsaasti erilaisia julkaisuja tieteellisistä artikkeleista käytännönläheisiin asiantuntija-artikkeleihin. Hyviä käytänteitä ja malleja on koottu Luottamuksen työkirjaan ja hankkeen loppujulkaisuun. Luottamuksen työkirja https://www.etanaenemman.fi/uploads/2021/06/bbbb7c2b-luottamuksen-tyokirja-210614-web-iso.pdf Hankkeen loppujulkaisu https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-7266-73-1