Nykyinen työelämä rikkoo meidät. Monen aivot käyvät ylikierroksilla haitallisella tavalla. 8 tehokasta tuntia työtä ovat aivotutkija Mona Moisalan mukaan harhainen tavoite. Ärsykkeiden tulva stressaa ja rapauttaa kykymme keskittyä. Kun työ keskeytyy, kestää peräti 20 min saada ajatuksesta kiinni uudelleen. Työelämä tuntuu unohtaneen aivojemme – tärkeimmän työkalumme – hyvinvoinnin. Pitkällä aikavälillä aivojemme jaksaminen yksinkertaisesti loppuu. (Helsingin Sanomat, 2022, 2020)
Aivot tarvitsevat työpäivän aikana palauttavia hetkiä. Taukoja olisi hyvä pitää puolentoista- kahden tunnin välein. Aivomme eivät ole tottuneet siihen informaatio- ja ärsykemäärään, joka meitä nykyään ympäröi. Elämme huomattavasti hälyisemmässä ympäristössä kuin mihin aivomme on luotu. Tämä näyttäytyy ja tuntuu työpäivän jälkeen väsymyksenä. Krooninen stressi ja väsymys muuttavat aivojemme fysiologiaa sekä heikentää hienomotoriikkaamme. (Helsingin Sanomat 2020)
Ihminen voi selviytyä ajoittain suurestakin työmäärästä, jos hän tuntee pystyvänsä vaikuttamaan kuormitukseen ja hallitsevansa sitä. Moni kuitenkin kokee, että suuri osa työpäivistä kuluu kaikenlaisten pienten asioiden hoitamiseen, ärsykkeisiin ja keskeytyksiin. Keskeytyminen on erityisen haitallista työn flow-tilassa, koska siihen on vaikea orientoitua uudestaan. Aivotutkia Mona Moisala, suosittaa listaamaan jokaiselle päivälle muutaman tärkeimmän työtehtävän. Tehtävät kannattaa priorisoida ja hoitaa yksi kerrallaan. Myös isompien projektien pilkkominen pienemmiksi osatehtäviksi tehostaa työntekoa. Moisala ehdottaa, että työntekijät saisivat itse järjestellä omia työolojaan. (Helsingin Sanomat 2022)
Suomalainen markkinointiyritys Unfair Lean Marketing on kehittänyt 4 + 1 työviikon vastaiskuna Quiet Quitting-ilmiölle. Kummassakin on kyse työn kuormittavuuden vähentämisestä. 4+1 työviikossa toimintatavat tuuletetaan yrityksessä kokonaisvaltaisesti niin, että yksilön lisäksi siitä hyötyy koko työyhteisö.
Asiantuntijatyössä haasteena on keskeytysten määrä ja palautuminen työstä on entistä vaikeampaa. Suurin kuormittavuus syntyy useista päivän palavereista, työn keskeytyksistä, hektisyydestä, työpäivän sirpaleisuudesta sekä useista pikaviestimien käytöstä. Esimerkiksi Unfair-yrityksessä huomattiin, ettei aikaa jää enää keskittymistä vaativalle luovalle työlle. Digitaalisuuden myötä myös työn kuormituksen tuntu oli kasvanut, koska yrityksessä oli niin monta digitaalista ohjelmaa käytössä yhtä aikaa.
Työn yksilöllinen muokkaaminen voidaan ymmärtää toimintana, jolla työntekijä oma-aloitteisesti ylläpitää ja lisää työn imuaan. Samalla hän vähentää työhön leipääntymisen ja työssä uupumisen riskiä lisäämällä työssään tarvittavia voimavaroja ja voimaannuttavia vaatimuksia tai vähentämällä työnsä haitallisia vaatimuksia. Asiantuntijatehtävissä työn tuunaamiseen on paremmat mahdollisuudet kuin tiukkaan rajatuissa ja valvotuissa tehtävissä. Oman työn tuunaamisessa työntekijä käyttää aktiivisesti hyväkseen mahdollisuutensa päättää itse, miten työtään toteuttaa ja miten voi lisätä omaa työn imuaan. Työn tuunaamisessa työntekijä hyödyntää työssään ja työyhteisössään olevat erilaiset voimavarojen ja vaatimusten rakennuspalikoita kuten muita ihmisiä, tehtäviä, vastuita, teknisiä välineitä ja muita materiaaleja. Näiden avulla työntekijä voi tehdä työstään innostavan itselleen. Työn tuunaamisen tavoitteena on luoda työntekijälle entistä mielekkäämpi ja vahvempi ammatillinen identiteetti, inhimillisen kanssakäymisen lisääminen tai vaikka palkitsevan ja myönteisen vuorovaikutuksen kehittyminen työyhteisössä. (Hakanen 2011)
Työhyvinvointi ei koostu ainoastaan siitä, että vähennetään kiirettä ja työn määrää. Työn tuunaaminen voi tapahtua myös osaamisen lisäämisellä, uusilla työtehtävillä tai muulla työtä uudistavalla tavalla. Palveleva esihenkilö ja henkilöstön hyvinvoinnista ja motivaatiosta huolehtiva organisaatiokulttuuri luovat edellytyksen työn omaehtoiseen muokkaamiseen. Tavoitteiden, vastuiden ja rajojen selkiyttämisen jälkeen työntekijöille annetaan riittävästi itsenäisyyttä parhaiden työtapojen ja uusien ideoiden löytämiseksi ja saamiseksi käyttöön. Tähän tarvitaan kuitenkin luottamusta organisaatiotasolla. Se, että työntekijä arvostaa omaa työtään ja kokee sen tulevan yhteisössä arvostetuksi, kannustaa työn yksilöllistä muokkaamista. Lisäksi uudistushakuinen ja myönteinen työyhteisökulttuuri tukee työn yksilöllistä muokkaamista. Työn tuunaamisessa on usein kyse työn arkea koskevista innovatiivisista ratkaisuista, jotka ovat usein yksilöllisiä. (Hakanen 2011)
Toimintatapojen tuunaamisella voidaan vähentää työpäivien rikkonaisuutta, voimistaa työn imua ja vahvistaa henkilöstön jaksamista. Esimerkiksi pienillä muutoksilla Unfairissa saatiin arkeen aikaa oppimiselle, kehittämiselle ja palautumiselle. 4+1-työviikkoa on vähentänyt työntekijöiden stressin tunnetta, edistänyt palautumista ja lisännyt mahdollisuuksia vaikuttaa omaan työhönsä. Malli edistää myös toisen ajan arvostamista ja esimerkiksi kaikki palaverit järjestetään niin, että niiden suunta ja merkitys on mietitty etukäteen valmiiksi. (Unfair 2023, Hakanen 2011)
Työn omatoiminen tuunaaminen ei voi kuitenkaan ratkaista kaikkia suomalaisen työelämän ja työhyvinvoinnin haasteita. Kun työyhteisössä vallitsee luottamuksen, avoimen kommunikaation, reiluuden ja yhteisvastuun ilmapiiri, todennäköisyys organisaatiolle haitallisen työn muokkaamiselle on vähäinen. Työn tuunaaminen on työn imua kokevalle keino ylläpitää innostusta. (Hakanen, 2011)
Ihmisten jaksaminen on kovilla ärsykkeiden täyttämässä arjessa. Monen työviikko on pirstaleinen ja palautuminen työstä on yhä vaikeampaa. Rikkonainen työflow vaikuttaa suoraan myös työntekijöiden motivaatioon. Jotta voisimme oppia ja luoda uutta töissä, sille pitää myös antaa aikaa. Oppiminen on tärkeää työn kehittymisen kannalta mutta työn ohella oppiminen on haastavaa. Kun on vapautta tehdä niitä asioita, joista nauttii, palautuminen työstä helpottuu. Kun annetaan mahdollisuus ja varataan aikaa työn teolle, syntyy kuin itsestään myös uusia ideoita. Tämä lisää myös oman työn hallintaa ja autonomian tunnetta, joka mahdollistaa vapaampaa työskentelyä. On myös tärkeää, että luottamus on koko ajan läsnä. Jokainen meistä voi luoda arkeensa pieniä rutiineja, jotka parantavat arjen työn imua sekä aivojemme hyvinvointia.
Kirjoittaja Petra Sippola, KTT, johtamisen lehtori
Lähteet
Hakanen, J. 2011. Työn imu. Työterveyslaitos.
Helsingin Sanomat. 2022. Monen aivot käyvät ylikierroksilla haitallisella tavalla – Aivotutkijat listasivat kymmenen tekoa, jotka saavat aivot voimaan paremmin. Monen aivot käyvät ylikierroksilla haitallisella tavalla – Aivotutkijat listasivat kymmenen tekoa, jotka saavat aivot voimaan paremmin – Hyvinvointi | HS.fi
Helsingin Sanomat. 2020. Kahdeksan tehokasta tuntia on harhainen tavoite – Mona Moisala on aivoinfarktin kokenut aivotutkija, ja hänen mukaansa nykyinen työelämä on rikkomassa meidät. Kahdeksan tehokasta tuntia on harhainen tavoite – Mona Moisala on aivoinfarktin kokenut aivotutkija, ja hänen mukaansa nykyinen työelämä on rikkomassa meidät – Tiede | HS.fi
Unfair Lean Marketing. 2023. 4+1 työviikko; epäreilun hyvää työarkea 4+1-työviikko: epäreilun hyvää työarkea | Unfair Lean Marketing